Todas as organizações, independentemente do tamanho, lidam com uma vasta quantidade de carga operacional ao longo do dia a dia. Então, por que não utilizar a automatização de processos para otimizar tempo e facilitar o trabalho dos profissionais?
Essa metodologia consiste na utilização da tecnologia como aliada durante a realização de atividades, que antes eram feitas de maneira estritamente manual.
Existe uma associação errônea que a automatização de processos tem como objetivo substituir a mão de obra humana. Entretanto, ela surgiu com a finalidade de auxiliar as atividades cotidianas.
Pense em quantas atividades da sua organização podem ser automatizadas. Às vezes, a simples coleta e armazenamento de dados implica em uma grande mudança na gestão organizacional do seu negócio.
Porém, para que a automatização de processos traga os resultados esperados, é essencial que sua implementação seja realizada de forma estruturada, levando em consideração algumas características da sua empresa.
Como implementar a automatização de processos?
Implementar a automatização de processos envolve entender quais demandas devem ser automatizadas e quais ainda devem ser realizadas por mão de obra humana. Assim, o tamanho da empresa e a segmentação são fatores que devem ser levados em consideração.
Acompanhe algumas dicas a seguir:
Compreenda as necessidades do seu negócio
O primeiro passo é identificar quais processos podem se tornar automáticos e quais pontos devem ser considerados.
Por exemplo, empresas do segmento B2B (Business to business), necessitam de relatórios de estoque bem específicos, com dados e informações que sejam relevantes, como: quantidade de produtos, quais produtos necessitam de reposição, prazos de entrega e rastreamento facilitados, entre outros.
Pequenas informações, que em muitos momentos parecem simples, quando unidas podem ser valiosas e mudar a forma como uma organização vende e compra determinados serviços e produtos.
Assim, nesta etapa, entenda o fluxo de trabalho de sua empresa, e a partir disso será possível identificar quais são os fluxos de gargalos produtivos e como isso impacta no resultado final.
Defina a melhor solução
Planejamento é fundamental, entretanto, definir a melhor solução de acordo com a sua necessidade é outro ponto que merece a devida atenção.
Neste momento, identifique as prioridades do seu negócio, a atuação dele no mercado e o nível de qualidade dos serviços ou produtos oferecidos.
Ofereça treinamentos
Muitos profissionais que estão adaptados aos processos manuais necessitam de treinamento para se acostumar à automatização de processos. Por isso, fique atento às necessidades deles.
A automatização de processos não é algo que acontece do dia para noite. É necessário atenção e boa comunicação para garantir que tudo saia conforme o previsto.
Neste treinamento, portanto, é essencial que todas as dúvidas sejam sanadas e que os profissionais se sintam seguros ao utilizar as tecnologias implementadas.
Monitorar os resultados é essencial
A evolução digital não para, por isso não é incomum a necessidade de mudar alguma técnica ou implementar uma nova tecnologia com o objetivo de incorporar a automatização de processos do seu negócio.
Para definir quais pontos necessitam de melhora e quais estão tendo o retorno esperado, é indispensável monitorar os resultados. Portanto, defina métricas e acompanhe os resultados ao longo de todo o processo.
Os benefícios da automatização de processos
Uma das principais motivações para optar pela automatização de processos é a facilidade do acesso à informação que essa técnica permite. Ou seja, todos os colaboradores conseguem acessar informações importantes em tempo real, o que é um verdadeiro diferencial diante da competitividade atual do mercado.
Entre outros benefícios, destaca-se:
- A redução de custos
- Possibilidade de uma gestão segura e eficaz
- Otimização de tempo
- Impulsionamento da produtividade
- A padronização de tarefas
- A competitividade da empresa
Todos os pontos acima colocam o seu negócio em constante observação, facilitando o aperfeiçoamento de procedimentos e proporcionando mais agilidade no atendimento.
Automatização de processos x o uso dos dados
Uma coisa é clara: não há como implementar processos automáticos se não existir uma análise de dados eficiente.
Por isso, a automatização está diretamente relacionada à coleta e análise das informações do seu negócio. Ou seja, os dados são fatos cruciais para a tomada de decisões.
Não à toa, realizamos um evento online e gratuito intitulado Data Driven Decision, no qual reunimos especialistas para debater sobre o amplo universo dos dados.
Trouxemos as novidades e tendências do setor e ampliamos o olhar das organizações em relação a maneira como os dados podem ser utilizados no dia a dia.
A automação de processos e a tomada de decisões mais assertivas no mundo dos negócios está diretamente relacionada ao uso dos dados de maneira inteligente.
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